Projektplan
Når der arbejdes på et projekt, er der vigtigt at have en plan med projektet – kort sagt viser projektplanen vejen til et resultat. Når projektplanen udarbejdes, er det vigtigt at lægge en strategi for, hvordan projektet skal løses. Denne strategi skal være så tilpas overordnet, at alle ved hvilken vej, projektet skal gå, men samtidig være så specifik, at hver eneste projektdeltager ikke er i tvivl om deres arbejdsopgaver, således projektarbejdet kan koordineres mellem gruppens deltagere. Det er samtidig vigtigt at lave en plan over hvilke ressourcer, der er brug for i projektet, er der for eksempel medlemmer af gruppen, der skal udskiftes i løbet af projektet for at sikre, at der altid er de korrekte kompetencer tilstede?
Projektplanen skal også være målbar – hvor langt er vi kommet? Bliver vi færdige til tiden? Til dette formål kan det være nyttigt at sætte milepæle undervejs, således man løbende holder styr på fremdriften i projektet. Hvis projektet af den ene eller anden grund ændres, for eksempel på grund af ændrede ressourcer eller på grund af en ændret målsætning, er det vigtigt, at gruppen og især projektlederen altid er klar til at justere strategien og projektplanen, således denne stemmer overens med virkeligheden.
I en multikulturel ledelsessituation er det vigtigt at planlægge et projekt med en stor margen i forhold til tidsplanen. Der kan være store forskelle på, hvordan forskellige kulturer arbejder. For eksempel kan det være helt acceptabelt i en kultur ikke at gå så meget op i at møde på arbejde til tiden og at aflevere et givent projekt til det aftalte tidspunkt - typisk vil et projekt i en sådan kultur aldrig forventes at blive afleveret til tiden. I Danmark forventes man at møde på arbejde til tiden, og at projekter bliver afleveret til tiden. Hver for sig fungerer systemerne, men når man sammensætter en projektgruppe med medlemmer fra disse to grupperinger, er der stor risiko for, at der kan opstå gnidninger. Den punktlige gruppe vil føle, at den anden gruppe ikke laver noget og vil blive opfattet som meget dominerende og alt for optagede af skemaet. Det er her en god projektleder bør tilrettelægge arbejdet, således begge grupper bliver tilgodeset.
Der findes mange redskaber til at planlægge og tidsstyre projekter, hvor nogle af dem også er meget anvendelig under studietiden. Et eksempel er et Gantt diagram. Diagrammet fungerer på den måde at hver enkelt opgave i projektet er repræsenteret ved en søjle, der ligger ned. Denne søjle dækker over en given tidsperiode og kan være i timer, dage, uger eller måneder. Hver opgave kan splittes op i mindre delopgaver, eller også kan hver opgave være en del af en større hovedopgave. Man kan også kæde opgaverne sammen, således det for eksempel ikke er muligt at starte på opgave 3 med mindre opgave 2 er løst. Konceptet er utrolig simpelt, men det giver en god oversigt over status på projektet - man skal dog sørge for ikke at indsætte alt for mange delopgaver, da det kan bliver uoverskueligt og vedligeholdelseskrævende at opdatere diagrammet.
Nedenstående video viser en introduktion til en gratis Gantt-diagram softwarepakke.
Projektplanen skal også være målbar – hvor langt er vi kommet? Bliver vi færdige til tiden? Til dette formål kan det være nyttigt at sætte milepæle undervejs, således man løbende holder styr på fremdriften i projektet. Hvis projektet af den ene eller anden grund ændres, for eksempel på grund af ændrede ressourcer eller på grund af en ændret målsætning, er det vigtigt, at gruppen og især projektlederen altid er klar til at justere strategien og projektplanen, således denne stemmer overens med virkeligheden.
I en multikulturel ledelsessituation er det vigtigt at planlægge et projekt med en stor margen i forhold til tidsplanen. Der kan være store forskelle på, hvordan forskellige kulturer arbejder. For eksempel kan det være helt acceptabelt i en kultur ikke at gå så meget op i at møde på arbejde til tiden og at aflevere et givent projekt til det aftalte tidspunkt - typisk vil et projekt i en sådan kultur aldrig forventes at blive afleveret til tiden. I Danmark forventes man at møde på arbejde til tiden, og at projekter bliver afleveret til tiden. Hver for sig fungerer systemerne, men når man sammensætter en projektgruppe med medlemmer fra disse to grupperinger, er der stor risiko for, at der kan opstå gnidninger. Den punktlige gruppe vil føle, at den anden gruppe ikke laver noget og vil blive opfattet som meget dominerende og alt for optagede af skemaet. Det er her en god projektleder bør tilrettelægge arbejdet, således begge grupper bliver tilgodeset.
Der findes mange redskaber til at planlægge og tidsstyre projekter, hvor nogle af dem også er meget anvendelig under studietiden. Et eksempel er et Gantt diagram. Diagrammet fungerer på den måde at hver enkelt opgave i projektet er repræsenteret ved en søjle, der ligger ned. Denne søjle dækker over en given tidsperiode og kan være i timer, dage, uger eller måneder. Hver opgave kan splittes op i mindre delopgaver, eller også kan hver opgave være en del af en større hovedopgave. Man kan også kæde opgaverne sammen, således det for eksempel ikke er muligt at starte på opgave 3 med mindre opgave 2 er løst. Konceptet er utrolig simpelt, men det giver en god oversigt over status på projektet - man skal dog sørge for ikke at indsætte alt for mange delopgaver, da det kan bliver uoverskueligt og vedligeholdelseskrævende at opdatere diagrammet.
Nedenstående video viser en introduktion til en gratis Gantt-diagram softwarepakke.