Kommunikation
Kommunikation er måske et af de vigtigste elementer i en projektgruppe – både eksternt og internt. For at en projektgruppe kan fungere, er det nødvendigt, at alle elementer i projektet bliver diskuteret. Den typiske måde at sikre, at dette sker, er ved møder i projektgruppen, hvor der skrives referat, så alle er enige om, hvad der bliver sagt, og hvad der bliver besluttet. Typisk vil projektlederen i en formel struktur fungere som leder af disse møder og sikre, at mødet behandler hele dagsordenen.
Udover den meget formelle kommunikation på møder vil der selvfølgelig være en række mindre formelle samtaler omkring projektet mellem en eller flere deltagere i projektgruppen. I en traditionel projektgruppe vil meget af denne kommunikation foregå envejs – det vil sige fra projektleder til menige projektmedlemmer. Der er altså en kommandovej.
På mange måder kan kommunikationen i en projektgruppe sammenlignes med den kommunikation, der er i for eksempel i et brandmandskab. Når et brandvæsen ankommer til en brand, vil holdlederen typisk udgive meget korte befalinger – ilden skal slukkes hurtigt, og det er derfor nødvendigt at arbejde hurtigt og effektivt. Ordrer får formen "du gør det". Senere, når der er mere kontrol over branden, vil holdlederens kommunikation ændre sig, og de menige slukningsmandskabs erfaringer vil blive inddraget. Kortfattet envejskommunikation er altså ikke nødvendigvis et udtryk for en konservativ holdning til projektarbejde, men kan være nødvendig i situationer, hvor der hurtigt skal træffes beslutninger.
Kommunikation fra projektgruppen til det eksterne miljø adskiller sig fra den interne kommunikation ved typisk at være meget mere formålsbestemt. Man vil gerne kommunikere et bestemt budskab. Den kan dog også være åben, som det ses ved for eksempel borgerhøringer. Til projekter, der forventes at have en stor indvirkning på det eksterne miljø – og dermed også sandsynligvis vil modtage en stor respons fra dette miljø, kan der udarbejdes en kommunikationsplan. Denne plan bør indeholde strategien for kommunikationen – hvornår bliver hvad udmeldt, hvornår bliver der afholdt høringer, hvornår præsenteres resultater fra projektet osv.. Dette kan lette en del af arbejdet med de eksterne interessenter, da det vil få dem til at føle sig mere inkluderet i processen.
Udover den meget formelle kommunikation på møder vil der selvfølgelig være en række mindre formelle samtaler omkring projektet mellem en eller flere deltagere i projektgruppen. I en traditionel projektgruppe vil meget af denne kommunikation foregå envejs – det vil sige fra projektleder til menige projektmedlemmer. Der er altså en kommandovej.
På mange måder kan kommunikationen i en projektgruppe sammenlignes med den kommunikation, der er i for eksempel i et brandmandskab. Når et brandvæsen ankommer til en brand, vil holdlederen typisk udgive meget korte befalinger – ilden skal slukkes hurtigt, og det er derfor nødvendigt at arbejde hurtigt og effektivt. Ordrer får formen "du gør det". Senere, når der er mere kontrol over branden, vil holdlederens kommunikation ændre sig, og de menige slukningsmandskabs erfaringer vil blive inddraget. Kortfattet envejskommunikation er altså ikke nødvendigvis et udtryk for en konservativ holdning til projektarbejde, men kan være nødvendig i situationer, hvor der hurtigt skal træffes beslutninger.
Kommunikation fra projektgruppen til det eksterne miljø adskiller sig fra den interne kommunikation ved typisk at være meget mere formålsbestemt. Man vil gerne kommunikere et bestemt budskab. Den kan dog også være åben, som det ses ved for eksempel borgerhøringer. Til projekter, der forventes at have en stor indvirkning på det eksterne miljø – og dermed også sandsynligvis vil modtage en stor respons fra dette miljø, kan der udarbejdes en kommunikationsplan. Denne plan bør indeholde strategien for kommunikationen – hvornår bliver hvad udmeldt, hvornår bliver der afholdt høringer, hvornår præsenteres resultater fra projektet osv.. Dette kan lette en del af arbejdet med de eksterne interessenter, da det vil få dem til at føle sig mere inkluderet i processen.